O processo de gestão da qualidade requer o rigoroso gerenciamento de documentos, podendo incluir o controle dos formulários utilizados na corporação, o acervo de normas ou procedimentos e os bancos de conhecimento.

Para que este processo seja eficiente, é importante centralizar as informações e, se possível, armazenar os documentos em arquivos eletrônicos, reduzindo custos com material impresso e simplificando a troca de informações entre os processos, principalmente, em suas etapas de localização, consulta e recuperação.

A documentação eletrônica é um recurso dinâmico para que as organizações divulguem suas regra, planejamento, objetivos e ações, permitindo que todos os envolvidos cumpram seus papéis no processo de forma padronizada e desejada.

Entre os principais benefícios da solução, destacam-se:

• Melhoria no tempo de processamento e manutenção de papéis.
• Satisfação do usuario e aumento da produtividade.
• Melhoria na qualidade de fluxo dos processos.
• Aumento na velocidade da localização dos documentos.
• Melhor atendimento ao cliente com respostas mais rápidas.
• Padronização dos modelos de documentos e alinhamento do processo da documentação.
• Segurança de informações.
• Garantia de controle das revisões com identificações dos responsáveis e destinatários.
• Garantia de armazenamento de documentos.
• Fácil manuseio para  o controle de manuais do sistema de gestão da qualidade.
• Comunicação automática entre os responsáveis e leitores dos documentos.
• Incentivo à melhoria contínua dos processos por meio das solicitações e revisões dos documentos.
• Visualizador simples apenas para usuários leitores.
• Facilitar a implementação das atividades de atendimento uniforme em toda organização.
• Distribuição facilitada de documentos, assegurando a democratização da documentação do sistema para fins de referência.
• Comunicação uniforme e simultânea a todas às pessoas envolvidas no processo.
• Divisão dos tipos de documentos de acordo com os certificados ou necessi/ existentes.
• Partilha de conhecimentos.
• Gerenciamento descentralizado de documentos.
• Cadastro , editoração e referências dos documentos.
• Controle do ciclo de aprovação: elaboração, revisão, aprovação e distribuição de cópias (eletrônicas ou físicas).
• Emissão e gerenciamento do protocolo de recebimento;
• Integração com o editor de textos MS Word, HTML, dentre outros.
• Emissão de lista mestra e de documentos para cada destinatário/pasta.
• Transferência de responsabilidades/lançamentos entre os usuários.
• Manutenção/ reemissão de documentos.
• Ausência temporária de usuários.
• Controle de devolução de cópia em papel.
• Questionário eletrônicos.
• Envio de mensagens, via e-mail, de todas as etapas de elaboração.

 

Painéis de Gestão
Disponibilização de informações importantes que agilizarão a tomada de decisões e as ações estratégicas da companhia. Os principais são:

• Posição dos documentos.
• Documentos vencidos e a vencer.
  
• Documentos pendentes.